tinyTRESEN Guide

Unser How-to für Deinen optimalen Start

tinyTRESEN (nachfolgend TT) ist eine App, die in erster Linie überall dort zum Einsatz kommt, wo Menschen in Selbstbedienung Produkte oder Leistungen entnehmen (man kann das im engeren Sinne und klassischer Weise „Deckel“ oder „Strichliste“ nennen). Mit TT ist man in der Lage SB-Produkte, -Leistungen und -Kunden spielend einfach zu managen und entnommene Produkte oder in Anspruch genommene Leistungen automatisiert zu erfassen, auszugeben und abzurechnen. Die Abrechnung kann mittels SEPA-Lastschrift, Überweisung oder in bar erfolgen. Alles belegbar und nachverfolgbar. Das spart Zeit und Nerven und man hat jederzeit alles im Blick. Ein „verzetteln“ in Klein-Klein ist damit Vergangenheit. TT erhöht die Akzeptanz Dinge tatsächlich festzuhalten, steigert die Kontrollmöglichkeiten und ist ganz einfach: einfach. Das freut nicht nur den Kassenwart.

Die TT App ist problemlos auf dem jeweiligen Endgerät (Tablet oder Touchscreen) zu installieren oder kann mit einem herkömmlichen Internet-Browser aufgerufen werden und ist sofort einsatzbereit. Die Produkte, Kunden und vieles weitere können bequem über eine speziell optimierte und dazugehörige Oberfläche, dem sog. „Büro (Backend)“ verwaltet werden. Natürlich funktioniert die App auch offline, also dort, wo keine oder unzureichende Internetverbindung besteht.

TT bietet vielfältige Verwendungsmöglichkeiten, als nur den klassischen SB-Betrieb.
Durch Funktionen wie „Tresendienst“ und „Barkeeper“ ist TT auch als Bestellaufnahme oder für Direktservice super geeignet. TT lässt sich auch für Kleinst- oder Kleinbetriebe aus verschiedensten Branchen oder Tätigkeitsfeldern hervorragend zur Mikroauftragsver-arbeitung nutzen.

Beispiel: Ein Friseurbetrieb mit 2 Friseuren nutzt TT als Auftragsbuch.

Konkrete Einsatzmöglichkeiten von TT:

  • In Vereinen
    Ob Sportvereine (Fußball, Tennis, Billard, Kegeln etc.) oder Häkelclub. Die meisten bieten Getränke, Snacks zum Verkauf oder Geräte zum Verleih als Selbstbedienung.

  • In Bars und Kneipen, bei denen man noch „anschreiben“ darf
    TT ersetzt nicht die Kasse hilft Ihnen aber dennoch ungemein dabei, Schluss mit der Zettelwirtschaft zu machen.

  • In Herbergen oder Hotels
    Es ist mit TT möglich die Minibar oder vielleicht sogar Zimmerbestellungen zu verwalten. Dafür können mehrere Apps mit dem „Büro (Backend)“ verbunden werden, sodass verschiedene Endgeräte mit der App in unterschiedlichen Zimmer „aufgestellt“ werden können.

 
Was ist TT:

Der TT besteht aus 2 Modulen: Zum einen die Frontend-App, die durch eine spielend einfache Bedienung die Daten und Produkte, wie Getränke oder Snacks auf dem Endgerät (z. B. Tablet) darstellt, den Nutzer durch den Bestellprozess leitet und diesen abwickelt.

Die Weiterverarbeitung der Daten erfolgt im zweiten Modul, dass sog. „Backend → Büro“. Im Büro können alle Inhalte gepflegt und Einstellungen vorgenommen werden, die für das individuelle Vorhaben nötig sind. Ebenso sind dort alle Informationen an einem Ort gebündelt abrufbar.

​SCHRITT 1
Du bekommst eine E-Mail mit den beiden Internetadressen. Zunächst klickst Du die Adresse für Deine Büroanwendung, loggst Dich ins Büro ein und importierst gleich mal ein paar Demodaten.

Danach schaust Du Dir im Bereich „Benutzer“ die Spalte „Bemerkungen“ an. Dort findest Du die Namen und die PIN-Codes der Benutzer für Deinen tinyTRESEN.


SCHRITT 2
Wechsel erneut in Deine E-Mail und tippe die Adresse für Deine tinyTRESEN-App an. Installiere Deine App, indem Du sie zum Startbildschirm hinzufügst.

Logge Dich mit deinen Zugangsdaten ein. Nach erfolgreicher Anmeldung tippe auf »Gib Deinen Namen ein« und benutze die Tastatur, um den Benutzer „Stefanie Kaiser (SK)“ auszuwählen.


SCHRITT 3
Nachdem Du jetzt Stefanie Kaiser bist, tippe jetzt auf einen oder mehrere Artikel und schreibe sie auf Deinen Deckel, indem Du auf „Artikel auf Deinen Deckel schreiben“ drückst. Bestätige Deinen Einkauf mit der PIN „4711“ für Stefanie Kaiser. Nachdem Du wieder zur Startseite weitergeleitet wurdest, wechsel ins Büro und schaue unter „Deckel“ → „offene Deckel“ nach.

Eigentlich wären wir jetzt schon fertig mit dem Schnellstart… aber eben noch den Tresendienst.

SCHRITT 4
Wechsel wieder zur TT-App, suche und wähle „Matthias Müller (Matse)“, tippe oben rechts „Tresendienst“ an und gebe die PIN „1122“ von Matse ein. Jetzt bist Du nämlich „Matse“, der Tresendienst hat und das Geld vom offenen Deckel von Stefanie entgegen nimmt.

Drücke dazu gleich auf den Schalter „€ begleichen“ und gebe rechts daneben Deine (Matse’s) PIN ein. Wechsel wieder ins Büro und schaue unter „Deckel“ → „Bezahlte Deckel“ oder „Aktivitäten“ nach.


  • Alle Daten, seien es Produkte, Benutzer oder Sonstiges, können im Büro festgelegt werden. Für den Start kannst Du mit der Demo-Funktion ein paar Demo-Daten einspielen, um sofort zu starten.

  • Nun startest Du die App und das smarte Abgleichsystem holt alles aktuelle aus Deinem Büro, sofern Du mit dem Internet verbunden bist.

  • Die Benutzung der App ist kinderleicht: Der Nutzer wählt sich aus einer Namensliste aus und legt durch ein- oder mehrfaches Tippen auf ein entsprechendes Produkt dieses in seine Auswahl. Alle Produkte in seiner Auswahl können dann mit dem Nutzer-PIN-Code (den Du individuell vergeben kannst) vom Nutzer auf seinen Deckel geschrieben werden, fertig.

  • Eigenen Deckel ansehen
    Der Nutzer kann mit seinem PIN-Code seinen eigenen Deckel ansehen und auch begleichen, oder du hast mit dem Nutzer z. B. SEPA vereinbart.
  • Deckel in der App bezahlen, kein Problem! Dafür gibt es gleich drei Möglichkeiten:

    • Bar im 4-Augenprinzip
      Kein Nutzer kann seinen eigenen Deckel „in bar“ begleichen. Dazu muss eine weitere (berechtigte) Personen mit seinem PIN-Code „gegenzeichnen“.

    • Tresendienst
      Personen, die Tresendienst-Berechtigungen haben, können offene Deckel anderer Nutzer mit Ihrem PIN-Code begleichen.

    • Zahlen im Büro
      Natürlich kann auch Überweisung oder SEPA mit dem Nutzer vereinbart worden sein. Dann braucht nur noch schnell in der Büro-Anwendung der Deckelwert eingezogen oder als „bar gegeben“ notiert werden.

  • Tresendienst
    Berechtigte Nutzer können als Tresendienst festgelegt werden. D. h., sie können mit ihrem PIN-Code zusätzlich weitere Funktionen in der App nutzen:
    • Neue Nutzer anlegen oder Nutzer löschen,
    • offene Deckel anderer Nutzer einsehen,
    • oder offene Deckel anderer Nutzer begleichen.

  • Barkeeper
    Zusätzlich zum Tresendienst können berechtigte Personen im Barkeeper-Modus selbst Produkte auswählen und ohne PIN-Code die Produktauswahl anderen Nutzern auf den Deckel schreiben.
  • Benutzer und Benutzergruppen
    Es können Benutzer in verschiedenen frei wählbaren Gruppen erstellt werden. Je nach Benutzergruppe sind verschiedene Funktionen und Rechte möglich. Benutzer können dann über die Frontend-App Produkte auswählen und auf ihren Deckel schreiben.


  • Produkte und Kategorien
    Produkte können individuell erstellten Kategorien zugeordnet werden. Auch für Kategorien können verschiedene Funktionalitäten eingestellt werden, z. B. Einschränkungen für gewisse Benutzergruppen etc. Produkte können einfach bebildert und bequem betextet werden. Bestandskontrolle und die Preisgestaltung nach Benutzergruppen sind natürlich auch möglich.


  • Deckelverwaltung
    Jedes abgewickelte Produkt erzeugt einen virtuellen Eintrag auf dem „Deckel“ des Nutzers. Hier können alle Deckel easy eingesehen werden und offene „Deckel“ für die weitere Abrechnungsabwicklung und Belegerstellung verarbeitet werden.


  • Abrechnungsvorgänge
    SEPA-, Überweisungs- oder Bar-Bezahlvorgänge sind möglich.


  • SEPA
    Ganz einfach SEPA-Dokumente erstellen und bei Deiner Bank einreichen.


  • Aktivitätenübersicht
    Wer hat was und wann auf seinen „Deckel“ geschrieben – in einer flexiblen Übersicht auch als PDF-Beleg.


  • Aussehen
    • Erstelle ganz einfach und im Handumdrehen individuelle Infotafeln (Slider) für die Startseite Deiner App (Frontend) und informiere Deine Nutzer, z. B. über die neuesten Sonderangebote oder ähnliches.
    • Wähle aus bereits vorgefertigten Farbthemen Dein passendes aus und verleihe der App Deinen speziellen Look.


  • Sicherheit
    • Einige Sicherheitseinstellungen, die die App noch sicherer machen.


  • Diverse Einstellungsmöglichkeiten deines TT-Kontos
    • Namen und Adressdaten für Belege
    • Belegnummern–Einstellung
    • Individuelle Belegtexte für die verschiedene Abrechnungsvorgänge
    • Bankdaten-Einstellung (auch für Deine SEPA-Funktion)
    • E-Mail und E-Mailvorlage


  • Dashboard
    Mit dem Dashboard hast Du alle wesentlichen Zahlen und Daten auf einem Blick.


  • Endgeräte
    Mit TT kannst Du im Standard eine Frontend-App für ein Endgerät betreiben. Reicht das nicht aus, weil Du mehrere Endgeräte, für z. B. weitere Zimmer brauchst, kannst Du gegen Aufpreis weitere Frontend-Apps auswählen.

1. Kontoeinstellungen

In den Kontoeinstellungen findest Du gegliedert in verschiedene Bereiche bestimmte Dinge.

Dein Plan
Hier kannst Du Deinen gewählten Plan und die Features dazu sehen.

― Abschnitt: Einstellungen für Dein tinyTRESEN-Konto

Name

Hier trägst Du bspw. Deinen Vereinsnamen oder was auch immer ein. Dieser Name ist auch in der Frontend-App sichtbar.

Adresse

Die Postadresse Deines Vereins/Unternehmens o. Ä. Diese Adresse wird auch auf den Belegen ausgegeben.

Beleg-Name

Dieser Name wird nur auf Belegen ausgegeben. Es kann sein, dass Dein o. a. Name nur die Kurzform ist, aber auf den Belegen möchtest Du, dass dort der „korrekte“ Name ausgegeben wird.

― Abschnitt: Belegnummerneinstellung
Jeder bezahlte Deckel erzeugt einen Beleg mit einer entsprechend fortlaufenden Belegnummer, die Du einstellen kannst.

Belegnummer-Prefix

Zeichen vor der Belegnummer, z. B.: „Tresen-“. So könnte dann Deine Belegnummer auf den Belegen aussehen: „Tresen-123“.

Aktuelle Belegnummer

Hier kannst Du die aktuelle Belegnummer sehen oder ändern.

― Abschnitt: Belegtexte
Du kannst auf den PDF-Belegen unterhalb der vorgegebenen Produktpositionen Texte, je nach Zahlungsart (Barzahlung, SEPA oder Überweisung), unterbringen. Dazu stehen Dir ein paar personalisierte Platzhalter zur Verfügung.

Beispiel-Belegtext für
Barzahlung:

Hallo {NAME}!

Der Betrag wurde bereits bar beglichen. Vielen Dank, dass Du bei uns warst!

Platzhalter

{NAME}: Vor- und Nachname des Nutzers

{VORNAME}: Vorname des Nutzers

{NACHNAME}: Nachname des Nutzers

{SPITZNAME}: Kürzel/Spitzname des Nutzers

― Abschnitt: Bankdaten für SEPA oder Überweisung
Offene Deckel können über die o. a. Bezahlvorgänge beglichen werden. Dazu musst Du allerdings die entsprechenden Felder dieses Abschnitts ausfüllen. Hinweis: Wer seine Nutzer über SEPA-Einzug abwickeln will, muss alle Felder – auch die Gläubiger-ID – ausfüllen!

― Abschnitt: E-Mail-Einstellungen

E-Mail-Adresse

Der TT versendet, z. B. die PDF-Belege, mit der E-Mail-Adresse
no-reply@tinytresen.de. Auf diese Adresse kann nicht geantwortet werden und ist wahrscheinlich auch unpersönlich. Deshalb ist es wichtig, dass Du hier Deine E-Mail-Adresse ein-trägst, auf die Dein Nutzer antworten kann, wenn er z. B. einen Beleg per Mail von Dir oder Euch bekommt.

E-Mail-Footer

Hier kannst Du in Textform einen aussagekräftigen Fußbereich für Deine E-Mail festlegen.



2. Profileinstellungen

Im Profil kannst Du hauptsächlich die Zugangsdaten für Frontend-App und Büro (Backend) einstellen, sowie weitere Frontend-Apps und deren Einstellung festlegen.

Hinweis: Die folgenden Abschnitte können sich wiederholen, je nachdem wie viele Frontend-Apps Du verwendest.

― Abschnitt: Einstellungen für Dein tinyTRESEN-Profil

Dein Name

Der Name Deines Frontend-Profils, z. B. Dein Name.

― Abschnitt: Frontend #1 (Haupt-Endgerät)
Das ist Dein Hauptfrontend für Deine App. Das kann nicht gelöscht werden.

Login E-Mail*

Die Login-E-Mail-Adresse für Deine Frontend-App.

Passwort ändern

Dein Passwort für Deine Frontend-App.

― Abschnitt: Büro (Backend)
Zugriff auf die Administrationsoberfläche Deines Büros.

Login E-Mail*

Die Login-E-Mail-Adresse für Dein Büro (Backend).

Passwort ändern

Dein Passwort für Dein Büro (Backend).

― Abschnitt: Frontend-Benutzerkreis einschränken
Gute Sache, wenn Du mehrere Frontend-Apps brauchst, z. B. für eine Herberge oder Hotel. Dann kannst Du nämlich Benutzergruppen oder Benutzer, z. B. „Zimmer 1“, für bestimmte Endgeräte auswählen.

Einschränkungen

Keine Einschränkungen.
Auf eine Benutzergruppe einschränken.*
Auf einen Benutzer einschränken.*

*Auswahlfeld

Hast Du die Optionen 1 gewählt, musst Du die entsprechende Auswahl für Gruppen oder Benutzer im angezeigten Auswahlfeld treffen, die Du einschränken möchtest. Eine Mehrfachauswahl ist mit gedrückter STRG-Taste möglich.

― Abschnitt: Weitere Einstellungen für dieses Frontend

Anzeige der Benutzerauswahl-Tastatur

In der Frontend-App erfolgt die Benutzer- oder Nutzerauswahl mit Hilfe einer „schlauen“ Tastatur, damit die Auswahlliste nicht so lang wird. Es kann aber in einigen Situationen besser (z. B. bei sehr wenig Einträgen für ein Hotelzimmer) sein, die Tastatur erst ab einer bestimmten Anzahl an Nutzern und den Rest als direkte Auswahlliste anzuzeigen.

Ab wie viel Benutzer

Hast Du die o. a. Option aktiviert, lege die Benutzeranzahl fest ab wie viel die Tastatur angezeigt werden soll. Liegt die tatsächliche Benutzeranzahl unter Deinem festgelegten Wert, werden die Benutzer direkt als Auswahlliste angezeigt.


3. Benutzer & Benutzergruppen

Zunächst empfiehlt es sich, Benutzergruppen festzulegen, da die Benutzer einer Gruppe zugewiesen werden müssen. Daher beginne mit Punkt zwei zuerst. Alle Benutzer- und Gruppen-Anzeigen sind flexibel sortierbar und mit einer Schlagwortsuche versehen.

3.1. Benutzer
Mit Benutzer sind die einzelnen Nutzer gemeint, die in der Frontend-App Produkte auf Ihren Deckel schreiben dürfen.

Vorname

Vorname des Benutzers.

Nachname

Nachname des Benutzers.

Kürzel/Spitzname

Sollte es Namensgleichheit bei Nutzern geben, kann ein Kürzel/Spitzname sinnvoll sein.

PIN

Ein nummerischer PIN-Code, mit dem der Nutzer Aktionen bestätigen muss, z. B. Produkte auf seinen Deckel schreiben.

Gruppe

Auswahl einer Benutzergruppe für diesen Benutzer.

Tresendienst

Wenn aktiviert, dann darf dieser Benutzer Tresendienst ausführen (direkt in der Frontend-App Gäste anlegen, Deckel begleichen etc.).

Barkeeper-Modus

Zusätzlich zum Tresendienst können berechtigte Personen im Barkeeper-Modus selbst Produkte auswählen und ohne PIN-Code die Produktauswahl anderen Nutzern auf den Deckel schreiben.

Hinweis: Dieser Modus ist nur wählbar, wenn die Option „Tresendienst“ aktiviert wurde.

Inaktiv

Deaktiviert den Benutzer. Kann jederzeit wieder aktiviert werden.

E-Mail

Die E-Mail-Adresse an die z. B. ein Beleg (bei SEPA- oder Überweisungsabwicklung) gesendet werden kann.

Straße, PLZ und Ort

Sind die Adressdaten, die für den Beleg ausgegeben werden.

Bemerkungen

Feld für sonstige Bemerkungen.

SEPA-Mandat/Überweisung

Ist dieses Feld aktiviert, ist für den Benutzer SEPA oder Überweisung möglich. Hinweis: Für SEPA-Lastschrift müssen alle Felder ausgefüllt sein. Sonst ist nur Überweisung möglich.

3.2. Benutzergruppen
Benutzergruppen sind wichtig, um unterschiedliche Produktpreise zu hinterlegen oder bestimmte Gruppen von einem Produkt auszuschließen u. v. m.

Name

Name der Gruppe, z. B. „Aktives Mitglied“.

Geld entgegen nehmen erlauben

Jeder Benutzer dieser Gruppe kann Geld für einen anderen Nutzer (egal welcher Gruppe) entgegennehmen und somit den Deckel des anderen begleichen. Stichwort: „4-Augenprinzip“.

Gastmodus aktivieren

Ist dieser Modus für die Gruppe aktiviert, kann der Tresendienst direkt in der Frontend-App neue Benutzer zu dieser Gruppe anlegen. Ist der Modus für keine Gruppe aktiviert, kann der Tresendienst keinen neuen Gast anlegen.

Inaktiv

Deaktiviert die Gruppe. Sie kann jederzeit wieder aktiviert werden.


4. Produkte & Kategorien

Zunächst empfiehlt es sich, Produktkategorien festzulegen, da die Produkte einer Kategorie zugewiesen werden müssen. Daher beginne mit Punkt 2 zuerst. Alle Produkt- und Kategorie-Anzeigen sind flexibel sortierbar und mit einer Schlagwortsuche versehen.

4.1. Produkte
Hinweis: Für Produkte gibt es einen Standardpreis. Natürlich können auch Gruppenpreise zu einem Produkt hinterlegt werden. Ist zu einer bestimmten Gruppe kein Preis angegeben, gilt der Standardpreis.

Name

Name des Produkts, z. B. „Cola“. Der Name wird in der Frontend-App angezeigt.

Beschreibung

Eine kurze Beschreibung Deines Produkts. Die Beschreibung wird in der Frontend-App angezeigt.

Größe

Größe der Einheit, z. B. 0,33.

Einheit

Einheit, z. B. „l“, „Stk“ oder „Minute“.

Bestand

Bestandseingabe. Dieser Bestand wird bei jeder „Bestellung“ in der Frontend-App um die jeweilige Anzahl verringert.

Bestandskontrolle

Wenn die Option aktiviert ist: Ist der Bestand des Produkts kleiner oder gleich 0 wird dieses Produkt in der Frontend-App nicht mehr angezeigt. Und es wird eine Warnung in der Produktliste sowie im Dashboard ausgegeben.

Standard-Preis

Muss angegeben werden. Wird in der Frontend-App ausgegeben, sofern kein anderer Gruppenpreis für dieses Produkt vorliegt.

Gruppen-Preis

Je nachdem welche Gruppe, kann dort ein Preis hinterlegt werden. Dieser gilt dann, statt des Standard-Preises, in der Frontend-App für den jeweiligen Nutzer innerhalb dieser Gruppe.

Kategorie

Auswahl zu welcher Kategorie das Produkt gehören soll.

Nur anzeigen für

Dieses Produkt nur für bestimmte Benutzergruppen anzeigen. Nutzer anderer Gruppen bekommen in der Frontend-App dieses Produkt nicht angezeigt.

Inaktiv

Deaktiviert das Produkt. Es steht dann nicht mehr in der Frontend-App zur Verfügung. Es kann jederzeit wieder aktiviert werden.

Sortierung

Es wird innerhalb der ausgewählten Kategorie von unten (klein) nach oben (groß) sortiert. D. h. Produkte mit großen Werten stehen oben.

Profilbild

Lade einfach ein Bild hoch. Es wird automatisch in die entsprechende Größe formatiert und ist sofort sichtbar. Klicke auf die „X“-Schaltfläche neben dem Bild und es wird entfernt.

4.2. Kategorien
Produktkategorien sind wichtig, um eventuell bestimmte Kategorien für Benutzer-gruppen auszuschließen und einiges mehr.

Name

Name der Kategorie, z. B. „Getränke“. Der Kategoriename wird in der Frontend-App angezeigt.

Beschreibung

Eine kurze Beschreibung Deiner Kategorie.

Nur anzeigen für

Diese Kategorie nur für bestimmte Benutzer-gruppen anzeigen. Andere Benutzergruppen bekommen diese Kategorie und deren Produkte nicht angezeigt.

Inaktiv

Deaktiviert die Kategorie. Sie kann jederzeit wieder aktiviert werden. Alle Produkte innerhalb einer deaktivierten Kategorie stehen nicht in der Frontend-App zur Verfügung.

Sortierung

Es wird von links (klein) nach rechts (groß) sortiert.


5. Deckel & Belege

Der Umgang mit den Deckeln ist ziemlich einfach. Damit Du gleich alle nötigen Infos gut und im Blick hast, werden offene und bezahlte Deckel nach Nutzer und Monat zusammengefasst und in jeweils zwei getrennten Listen aufbereitet. Alle Deckel- und Beleg-Anzeigen sind flexibel sortierbar und mit einer Schlagwortsuche versehen.

5.1. Offene Deckel
Die Deckel werden nach Monaten und Nutzern zusammengefasst angezeigt. Der aktuellste Monat steht dabei oben, die Nutzer werden alphabetisch durchsortiert. In der Übersicht siehst du gleich, wie viel Artikel und welcher Betrag offen ist. Auch die mögliche Bezahlmethode wird dir angezeigt. Du kannst den gesamten Deckel für den Monat löschen, indem Du auf den „Mülleimer“-Schalter klickst.

Durch Klick auf den entsprechenden Monat bekommst Du alle offenen Positionen des Nutzers für den jeweiligen Monat dargestellt. Hier siehst Du alle Positionen, die Du auch einzeln löschen kannst.

Um alle offenen Positionen des jeweiligen Deckels des Nutzers einzuziehen, reicht ein Klick auf die entspr. Schaltfläche „Bar gegeben“, „SEPA“ oder „Überweisung“. Der Nutzer bekommt entsprechend einen Beleg (sofern die Methode „SEPA“ oder „Überweisung“) ausgewählt wurde, per E-Mail an seine in den Benutzerdaten hinterlegten E-Mail-Adresse.

Statt einzeln, kannst Du auch alle Deckel mit offenen Positionen automatisch als „Masseneinzug“ einziehen, sofern beim Nutzer „SEPA“/„Überweisung“ eingestellt ist. Dazu klickst Du auf die Schaltfläche „Alle offenen SEPA/Überweisung-Deckelpositionen einziehen“. Belege werden in diesem Modus ebenso per E-Mail an die entsprechend eingestellte E-Mail-Adresse des Nutzers versendet.

Wieso nicht bei „Barzahlung“? In der Regel ist ein Barverkauf eher ein Vorgang der vom „Tresendienst“ oder im „4-Augenprinzip“ abgewickelt wird, dass daher in den seltensten Fällen das „Büro“ die Deckel einzeln als „bar“ vereinnahmen muss.

Wenn Du „Masseneinzug“ gewählt hast, gibst Du lediglich den Zeitraum (Monat) an, für den die offenen Positionen eingezogen werden sollen und klickst die Schaltfläche „Jetzt für den gewählten Zeitraum einziehen“.

Alle eingezogenen Deckelpositionen, sei es einzeln oder per „Masseneinzug“, sind jetzt im Bereich „Bezahlte Deckel“ zu finden und stehen ggf. für den „SEPA-Sammler“ zur Verfügung, sofern beim Nutzer „SEPA“ eingestellt ist.

Das Einziehen von offenen Positionen ist jederzeit und mehrfach möglich. Es muss demnach nicht auf einen bestimmten Tag oder auf das Monatsende gewartet werden.

5.2. Bezahlte Deckel
Die Deckel werden nach Monaten und Nutzern zusammengefasst angezeigt. Der aktuellste Monat steht dabei oben die Nutzer werden alphabetisch durchsortiert. In der Übersicht siehst du gleich, wie viel Artikel und welcher Betrag bezahlt wurde. Ebenso sind die entsprechenden Belegnummern, die für den Zeitraum bereits erzeugt wurden ersichtlich.

Um einzelne Belege einzusehen, klickst Du auf den entsprechenden Zeitraum des jeweiligen Nutzers. In dem Übersichtsfenster werden alle Positionen (Datum, Produkt Einzel- & Totalpreis, Anzahl und Belegnummer) aufgelistet, die Der Nutzer in dieser Zeit „gekauft“ hat. Du kannst die Liste auch nach Belegen zusammenfassen um einen besseren Gesamtüberblick über die Vorgänge zu haben. Durch Klick auf die entsprechende Belegnummer rufst Du den PDF-Beleg zum Ausdrucken oder Downloaden auf.

Tipp:
Benutze die Suche, denn die kann Dir in vielen Fällen ungemein weiterhelfen, wenn Du z. B. nach Belegen Ausschau halten willst.

Du kannst den gesamten bezahlten Deckel für den Monat löschen, indem Du auf den „Mülleimer“-Schalter klickst. Nach der Sicherheitsabfrage werden dann alle Positionen und ggf. SEPA-Einträge für diesen Zeitraum gelöscht.

5.3. SEPA-Sammler
Mit dem „SEPA-Sammler“ erzeugst Du im Handumdrehen SEPA-Dateien, die Du bei Deiner Bank zum Lastschrifteinzug einreichen kannst. Der „SEPA-Sammler“ zeigt Dir an, wie viele „Bezahlte Deckel“ von Nutzern mit „SEPA“-Einstellung vorliegen und das bereits im Menü. Hast Du Einträge im Sammler werden die tabellarisch, mit Datum, Adresse, Belegnummer und Summe, aufgelistet.

In der Auflistung hast Du die Möglichkeit die entsprechenden Einträge zu löschen, indem Du auf den „Mülleimer“-Schalter klickst [Achtung es gibt z. Z. keine Sicherheitsabfrage!].

Um eine sogenannte SEPA-Datei – die Du bei Deiner Bank einreichen kannst – zu erzeugen musst Du den Sammler exportieren. Das machst Du ganz einfach, indem Du den Schalter „SEPA Sammler exportieren“ klickst. Im Anschluss kannst Du das Erstell- und das Ausführungsdatum für die Bank festlegen, falls Du ein anderes Datum wünscht und den Export starten.

Nach dem erfolgreichen Export des Sammlers, erhältst Du die entsprechende Datei (im XML-Format) für Deine Bank. Der „SEPA-Sammler“ ist nun leer. Alle bereits erzeugten Dateien werden mit Datum, Uhrzeit und Seriennummer unterhalb des Sammlers angezeigt und können jederzeit erneut heruntergeladen werden.

Hinweis:
Achte darauf, dass Du eine gültige Gläubiger-ID von Deiner Bank hast. Ebenso müssen in den „Konto-Einstellungen“ alle Felder im Bereich „Bankdaten für SEPA oder Überweisung“ korrekt ausgefüllt sein. Für den Benutzer müssen ebenfalls im Bereich „Lastschrift/ Über-weisung“ alle Felder korrekt angegeben und der „Haken“ bei „Sepa-Mandat/Überweisung“ gesetzt sein.

5.4. Aktivitäten
Aktivitäten“ bietet Dir den Überblick in Berichtsform für einen von Dir gewählten Zeitraum. Was lief heute, gestern oder letzte Woche? Was ist bezahlt oder was ist noch offen? Du kannst den Zeitraum bestimmen, die Ergebnisse filtern (Suche) und als PDF ausgeben lassen, bzw. den Aktivitätsbericht drucken, indem Du auf den Schalter „PDF erstellen“ klickst. Alles einfach, verständlich und leicht zu bedienen.

6. Frontend

Für das sogenannte „Frontend“ der App – also die tinyTRESEN Frontend-App (z. B. für Dein Tablet-Endgerät) – können noch einige Einstellungen vorgenommen werden. Hier kannst Du zum Beispiel das Aussehen oder Inhalte individualisieren.

6.1. Sicherheit
Kleinere Sicherheitseinstellungen für die Frontend-App.

  • PIN-Eingaben begrenzen
    Nutzer müssen beim TT ihre relevanten Eingaben (z. B. Deckel einsehen oder Produkte auf den Deckel schreiben) mit einer PIN bestätigen
    . Um den Sicherheitsgrad etwas zu verschärfen, kannst Du im Abschnitt „PIN-Eingaben“ festlegen, ob falsche PIN-Eingaben begrenzt werden sollen. Hier kannst Du die mögliche Anzahl an Fehlversuchen festlegen. Sollte der Nutzer die Anzahl an Fehlversuchen erreichen, wird dann automatisch zur „Startseite → Alles auf Anfang“ der Frontend-App weitergeleitet. Alle offenen Dialoge oder Aktionen (z. B. Produkte auf den Deckel schreiben) werden dann abgebrochen und verworfen. Der Nutzer muss also von vorne beginnen.

  • Reaktionsloszeit
    Wird die Frontend-App nicht bedient (der Bildschirm nicht berührt oder geklickt), erscheint unten links im Bild ein Timer-Kreis. Ist die Zeit abgelaufen – der Kreis „geschlossen“ – wird automatisch auf die „Startseite → Alles auf Anfang“ der Frontend-App umgeleitet. Alle offenen Dialoge oder Aktionen (z. B. Produkte auf den Deckel schreiben) werden dann abgebrochen und verworfen. Der Nutzer muss also von vorne beginnen. Zum Einen hat das einen Sicherheitsaspekt und zum Anderen erhöht das den Bedienkomfort für nachfolgende Benutzer.

    Daher kannst Du hier die Zeit in Sekunden einstellen, wann die Frontend-App ohne Bedienung (Berührung des Bildschirms) automatisch abbricht und auf die „Startseite →
    Alles auf Anfang“ weiterleitet. Standard und empfohlen sind 120 Sekunden.

6.2. Startseite

Hier kannst Du die Startseite der Frontend-App inhaltlich gestalten. TT bietet Dir einen Editor-Modus, um einen sogenannten „Slider“ – bis zu sieben wechselnde Infotafeln – zu erstellen, der dann auf der Startseite neben der Benutzerauswahl angezeigt wird.

Wahlweise kannst Du auch in den Experten-Modus wechseln, dass setzt aber sehr gute Kenntnisse in Programmierung voraus und ist daher für Laien nicht empfehlenswert.

Um einen Slider zu erstellen, solltest Du Dich daher im Editor-Modus (Klick auf die Schaltfläche „Editor-Modus“) befinden. Fange am besten an, indem Du gleich den „Slider-Inhalt #1“ aufklappst (sofern er es nicht bereits ist).

  • Setze den Haken bei „Slide-Element #1 aktiv“ (aktive Slider-Inhalte sind blau).

  • Titel
    Trage hier Deinen Titel, bzw. Deine Überschrift ein und wähle die Ausrichtung (links, zentriert oder rechts).

  • Inhalt
    Schreibe in den Text-Editor deinen Inhalt für die „Infotafel“ und formatiere den Text durch markieren des Textes und klicke auf die entsprechenden Format-Schaltknöpfe für z. B. „fett“, „kursiv“ oder vielleicht „Textausrichtung“.

  • Optionen
    Stelle hier ein, wie viel Sekunden das Element angezeigt werden soll, bevor es zum nächsten Element wechselt.
    Hinweis: Sollte nur ein „Slider-Inhalt“ vorhanden sein, ist das Wechseln ausgeschaltet. Im Standard werden Elemente vertikal zentriert (oben und unten gleicher Abstand). Du kannst das Element aber auch nach oben ausrichten, indem Du den Haken bei „Element oben ausrichten“ setzt.
     
  • Speichere Deinen fertigen Slider.


So verfährst Du auch mit den anderen „Slider-Inhalten“. Wenn Du die Reihenfolge der Elemente verändern willst, wähle einfach den entsprechenden „Slider-Inhalt #...“ aus und klicke den Sortierpfeil für die Richtung.

„Speichern“ und „Speichern + Veröffentlichen“
Beide haben unterschiedliche Funktionen. Während Du Änderungen an den Inhalten vornimmst und ggf. den Zwischenstand speichern willst, wähle die Schaltfläche „Speichern“.
Möchtest Du hingegen Deine Änderungen auf Deiner Frontend-App „veröffentlichen“ – also sichtbar machen – dann wähle „Speichern + Veröffentlichen“.

6.3. Farbthema
Wenn Du für Deine Frontend-App eine andere Farbe wünscht, kannst Du hier ganz bequem aus weiteren 8 Farbthemen ein für Dich passendes auswählen.

Die tinyTRESEN-App

​ Installation:

Die Installation der tinyTRESEN-App (Frontent) ist denkbar einfach. Die App wurde so entwickelt, dass Du nur einen gängigen Browser – z. b. Google Chrome oder Safari –  benötigst. Du gibst die Internetadresse der App in die Adresszeile Deines Browsers ein (nicht in den Google-Suchschlitz) und bestätigst die Eingabe, sodass der tinyTRESEN geladen wird.


Wenn Du ein Android-Gerät benutzt empfehlen wir Dir die App über den Google Chrome zu öffnen. Beim Aufruf der Internetadresse der App im Browser erscheint eine Benachrichtigung „tinyTRESEN installieren“, die Du mit „installieren“ bestätigst. Im Anschluss fragt Dich der Chrome Browser „App installieren“ erneut, ob Du die App installieren möchtest.


Du kannst die tinyTRESEN App auch manuell installieren: Dazu gehst Du wie folgt vor: Tippe auf die 3 Punkte am oberen rechten Bildschirmrand.  Danach öffnet sich ein Menü. Dort tippst Du auf „App installieren“ und im Anschluss auf "Installieren".


Wenn Du ein iOS-Gerät (Apple-Produkt) verwendest, drückst Du auf das „Teilen“ Symbol unten in der Mitte. Danach öffnen sich verschiedene Optionen zum Teilen. Wische weiter nach unten bis zum Punkt „Zum Home-Bildschirm“ und tippe ihn an.  Danach wird die App auf Deinem Tablet installiert. Ab iOS Version 17.4 nicht mehr möglich, siehe **.


In beiden fällen ist die tinyTRESEN App nun auf Deinem sog. „Home Screen“ von deinem Endgerät und Du kannst Sie auch von dort durch Antippen starten.

Anmelden:
Nach dem Du die tinyTRESEN App installiert und gestartet hast, musst Du Dich noch mit den Dir mitgeteilten Zugangsdaten anmelden. Bei erfolgreicher Anmeldung wird Dein „Sitzungsschlüssel“ in einem sog. „Cookie“ auf deinem Endgerät für 1 Jahr gespeichert. Damit brauchst Du Dich, beim Start der App, nicht mehr anmelden.

Hinweis: Für die Installation der App und den Anmeldevorgang an Deinem tinyTRESEN musst Du „online“, also mit dem Internet verbunden sein. Der Sitzungsschlüssel gilt für ein Endgerät. Es ist nicht möglich mehrere Endgeräte parallel mit einem Sitzungsschlüssel zu betreiben. Wenn Du Dich wieder abmelden (Logout) möchtest, siehe Trensendienst → Info → tinyTRESEN-Menü.

Offline** arbeiten:
Während Dein TT-Büro zwingend eine „Internetverbindung“ benötigt, ist bei der TT-App der entscheidende Vorteil „offline**“, also ohne Internetverbindung, arbeiten zu können. Die App gleicht sich wieder mit Deinem TT-Büro ab, wenn eine Internetverbindung besteht.

Hinweis: Die Daten werden auf Deinem Endgerät in einem sogenannten „Cache“ gespeichert. Diesen solltest Du, zumindest für die „Offline-Zeit“, nicht löschen! Sonst droht Datenverlust.

Updates:

Die TT-App signalisiert dem Nutzer, der "Tresendienst" und das Tresendienst-Fenster geöffnet hat, dass ein Update für die App vorliegt. Sofern der Tresendienst-Nutzer online ist, kann er das Update bequem durch tippen im Tab „Info“ → „System“ → „Aktualisieren“ installieren.

​ Das Bedienkonzept der TT-App ist intuitiv und einfach. Durch tippen von entsprechenden Feldern oder Schaltern wird der Nutzer durch die Auswahl geleitet. Alle wichtigen Aktionen müssen vom Nutzer mit seiner PIN bestätigt werden, dass erhöht die Sicherheit vor Falscheingaben.

Startseite
Nach erfolgreichem Login wird die Startseite der App angezeigt. Sie besteht aus dem „Namen“ im Kopf, der Benutzerauswahl links und den „Slider“ rechts.

Um überhaupt etwas zu bestellen, muss sich zu Anfang ein Benutzer auswählen: Dazu tippt der Nutzer auf das Feld „Gib Deinen Namen ein“. Mit der nun bereitstehenden „schlauen“ Tastatur tippt der Nutzer die Anfangsbuchstaben seines Namens. Während der Eingabe erscheinen bereits entsprechende Ergebnisse. Durch antippen des Benutzers aus der Ergebnisliste ist nun der entsprechende Benutzer ausgewählt.

Produktauswahlseite
Nach der Auswahl gelangt der Nutzer automatisch in die Produktauswahlseite. Dort können je nach entsprechender Benutzer- oder -gruppeneinstellung noch zusätzliche Funktionen, wie „Tresendienst“ oder „Barkeeper-Modus“ angezeigt werden. In der Regel ist der Bildschirm so aufgeteilt:

In der Mitte befinden sich die Produkte, die zum Seitenstart alle, nach Kategorien gruppiert, angezeigt werden. Oben ist die Kategorieauswahl angebracht. Links oben in der Ecke des Bildschirms befindet sich die Schaltfläche für den Aufruf des eigenen Deckels und links der “Alles auf Anfang“ Schalter mit dem Inaktiv-Timer. Hat der Benutzer auf ein Produkt getippt, erscheint unten rechts der „Artikel auf den Deckel schreiben“ Schalter mit der jeweiligen Artikelanzahl.

Dein Deckel
Wenn der Nutzer auf die Fläche tippt, dann öffnet sich ein Fenster, dass durch Eingabe des PINs gesichert ist. Nach erfolgreicher PIN-Eingabe sieht der Nutzer alle offenen Positionen und kann die Bezahlung des gesamten Deckels vornehmen.

  • Bezahlvorgang im 4-Augenprinzip
    Dazu wird in der Benutzerauswahl ein Benutzer gesucht, der die Zahlung entgegen nehmen darf und nicht der Nutzer selbst ist [wird im Büro eingestellt: 3.2 - Geld entgegen nehmen erlauben]. Nach der Auswahl bestätigt der Nutzer mit seinem PIN, dass er die Zahlung entgegengenommen hat.
    Bei erfolgreicher „Entgegennahme“ quittiert die TT-App den Vorgang mit einem weißen Kreis mit Häkchen und leitet sofort zur Startseite weiter.

Alles auf Anfang
Tippt der Nutzer diese Schaltfläche an, werden alle zuvor ausgewählten Artikel „verworfen“ (symbolisch in den Mülleimer geworfen) und es wird direkt zur Startseite weitergeleitet.

Artikel auf den Deckel schreiben
Es öffnet sich beim Drücken der Schaltfläche die Auswahl aller Artikel. Hier können noch erneute Korrekturen, mittels der Plus- und Minusschaltern an den Artikelpositionen, vorgenommen werden. Wenn der Nutzer mit seiner Artikelauswahl zufrieden ist, bestätigt er mit der PIN-Eingabe, dass diese nun auf seinen Deckel geschrieben werden soll. Das quittiert die TT-App mit einem weißen Kreis mit Häkchen und leitet sofort zur Startseite weiter.

Tresendienst
Wenn der Nutzer auf die Fläche tippt, dann öffnet sich ein Fenster, dass durch Eingabe des PINs gesichert ist. Nach erfolgreicher PIN-Eingabe ist das Tresendienstfenster dauerhaft eingeblendet. Auch der „Alles auf Anfang“-Timer ist deaktiviert. Im Fenster erscheinen nun Menüeinträge mit entsprechenden Funktionen:

  • Offene Deckel
    Eine Liste mit allen Nutzern, die einen offenen Deckeln haben. Hier kann entweder durch drücken des Pfeils die Position aufgeklappt und der aktuelle Deckel des Nutzers eingesehen werden, oder aber beglichen werden. Wenn der offene Deckel beglichen wird, muss der Tresendienst-Nutzer das mit seinem PIN-Code quittieren.

  • Gäste
    Zum einen kann der Tresendienst-Nutzer in diesem Menü neue Gäste anlegen, alle Nutzer im Gastmodus ansehen oder entsprechende Nutzer löschen.

    • Einen neuen Gast anlegen
      Durch tippen auf die Schaltfläche klappt eine Maske aus, die aus vier Feldern besteht. Vorname (Pflichtangabe), Nachname, PIN (Pflichtangabe, ist aber bereits mit „0000“ vorbelegt) und Benutzergruppe (Pflichtangabe, ist aber bereits vorbelegt). Durch drücken auf die entsprechenden Felder wird die Tastatur unter dem jeweiligen Feld angezeigt. Danach einfach auf den Schalter „Gast anlegen“ drücken. [
      Achtung! Es gibt keine Pflichtfeldüberprüfung]

    • Einen Gast löschen
      Hinter jedem „Gast“-Nutzer-Eintrag ist eine Schaltfläche mit „Minussymbol“. Nach dem Antippen erscheint eine Sicherheitsabfrage und nach Bestätigung ist der Nutzer gelöscht.

Barkeeper
Hier kannst Du den Barkeeper-Modus aktivieren. Dieser ist dann so lange aktiv, bist Du ihn wieder beendest. Im Barkeeper-Modus kannst Du für andere Nutzer die Bestellung ohne PIN-Eingabe auf deren Deckel schreiben: Du suchst den Nutzer, wählst ihn aus, legst die Artikelauswahl fest und schreibst die Bestellung auf den Deckel des ausgewählten Nutzers – ganz ohne PIN-Eingabe.

Info
Im Info-Bereich ist eine kleine Statusmeldung für den Netzwerkzustand „On-“ oder „Offline“ und ob noch Daten mit Deinem Büro zu synchronisieren sind, untergebracht. Wesentlich sind hier zwei weitere Aktionen im Abschnitt „System“:

  • Aktualisieren
    Es kann vorkommen, dass automatische Systemverbesserungen oder Optimierungen an der App auf Deinem Endgerät noch nicht ​„angekommen“ sind. Durch tippen dieser Schaltfläche werden alle App-Daten aktualisiert. Danach werden alle offenen Dialoge verworfen und Du wirst direkt zur Startseite weitergeleitet.

  • tinyTRESEN-Menü
    Dieses Menü ist passwortgeschützt (Dein Anmelde-Passwort), da es zwei Funktionen bereitstellt, die nur Du durchführen solltest.

    • Logout
      Manchmal ist es nötig, sich wieder regulär von der TT-App abzumelden, ohne gleich alles zu löschen, da die Anmeldung dauerhaft für 1 Jahr gespeichert ist.
      Hinweis: Nach dem Logout musst Du online sein, damit Du Dich wieder anmelden kannst.

    • Speicher löschen
      Sollte aus unerklärlichen Gründen ein Fehlverhalten in der TT-App auftreten oder sich Systemverbesserungen der App auf Deinem Endgerät nicht installieren lassen, werden mit dieser Funktion alle TT-Daten gelöscht und die TT-App neu „aufgesetzt“. Nach erfolgreichem Vorgang werden alle offenen Dialoge verworfen und Du wirst direkt zur Startseite weitergeleitet.

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**Aufgrund einer EU-Bestimmung zum Digital Markets Act (DMA), "Gleichberechtigung für alle Browser", hat sich Apple dazu entschieden Progressive Web Apps, wie tinyTRESEN, für europäische Nutzer nicht mehr zu unterstützen. Das gilt ab iOS Version 17.4. Ab dieser Version entfällt die komplette Offlinefunktionalität sowie die einfache Installation von tinyTRESEN auf den sogenannten Homescreen von Apple-Geräten.